Back Office

Nell’organizzazione aziendale il back office (locuzione inglese, traducibile come retroufficio) è quella parte di un’azienda (o di un’organizzazione) che comprende tutte le attività proprie dell’azienda che contribuiscono alla sua gestione operativa, come il sistema di produzione o la gestione.

Vi rientrano tutte le attività mirate alla gestione del workflow management, e cioè i servizi atti a strutturare e ottimizzare flussi di lavoro legati a:

• Contrattualistica;
• Controllo qualità;
• Smaltimento pratiche.

Il back office comprende sia gli aspetti tecnici legati alla produzione e all’esercizio delle funzioni tipiche aziendali (ufficio tecnico, program management office, project management office, gestione della catena di distribuzione, eccetera) sia le attività di gestione dell’organizzazione (amministrazione aziendale, affari generali, gestione del personale) e dei procedimenti amministrativi, cioè tutto quanto c il cliente (o l’utente) non vede, ma che consente la realizzazione dei prodotti o dei servizi a lui destinati.

Il termine deriva dalla configurazione delle prime società, dove il front office conteneva il reparto vendite e pochi settori legati all’assistenza al cliente, mentre il back office conteneva i reparti solitamente preclusi al pubblico: produzione, sviluppo o amministrazione.

Il servizio di back office che la Samitek srl può offrire deve intendersi come tutte le attività di carattere amministrativo che possono essere svolte senza aver alcun contatto con il pubblico, a supporto della gestione aziendale, sia per quel che riguarda gli aspetti tecnici, sia quelli commerciali.

Offriamo supporto a tutte quelle attività che contribuiscono alla gestione operativa aziendale, quali data entry, archiviazione documentale e digitale, postalizzazione, gestione database e anagrafiche, e-mail e reclami, quality check, account.

Include prassi, tecniche e procedure di supporto al core business, che non sono visibili al cliente finale ma che rivestono un ruolo primario nella realizzazione di prodotti e/o servizi.

Le divisioni aziendale per cui possiamo operare sono: magazzino, HR, tecnologia dell’informazione, amministrazione e contabilità. È un ingranaggio fondamentale della linea produttiva, che coinvolge in maniera trasversale le figure professionali aziendali e che si attiva ogni volta che viene effettuata una richiesta alle strutture di front office (in cui la relazione con il cliente è diretta), garantendone la soddisfazione.

Il nostro supporto è anche fondamentale per:

• Individuare e implementare strumenti e attività che ottimizzano il workflow aziendale e migliorano le performance di servizio;
• Organizzare la struttura aziendale in modo da prevedere e risolvere in anticipo le eventuali criticità gestionali.

Per migliorare la gestione operativa aziendale puntiamo ad offrire un servizio di back office che intervenga e curi con puntualità a 360° ogni aspetto:

• Ci occupiamo dell’inserimento corretto dei dati e del costante aggiornamento di ogni singola anagrafica dei database aziendali e delle anagrafiche, che consenta all’azienda di profilare le liste per raggiungere specifici obiettivi di business intervenendo sull’attività di Data Entry.

Tale supporto risulta utile anche nel caso in cui l’azienda voglia fare un servizio di profilazione per iniziative commerciali, perché un target correttamente profilato è più fruttuoso e per facilitare il processo di fidelizzazione, centrando tutti i bisogni del cliente.

• Ci impegniamo a gestire e catalogare tutti quei documenti, email, cartelle e file digitali che costituiscono l’archiviazione e la gestione documentale di ogni azienda, velocizzando il processo di reperibilità e/o eliminabilità degli stessi.

In molti casi l’attività riguarda documenti con informazioni di valore legale, che devono essere conservati nel formato originale per lunghi periodi e che vanno dunque trattati con estrema attenzione per non procurare un danno all’azienda.

• La nostra attività di Back Office si occupa di gestire le email aziendali, sia in entrata che in uscita, che ha raggiunto numeri cresciuti in maniera esponenziale negli ultimi anni. Tutta questa quantità di comunicazioni (reclami, campagne di e-mail marketing, newsletter, coupon e materiali promozionali) viene catalogata in modo efficace, facendo risparmiare all’azienda tempo e risorse verso altre attività produttive.
• Per verificare ogni vendita effettuata, orientandoci verso il Quality Check, ci occupiamo di ricontattare i clienti con lo scopo di riepilogare le caratteristiche dei prodotti o servizi acquistati e verificare la correttezza procedurale della vendita del prodotto/servizio. Attraverso il Quality Check l’azienda raggiunge 2 obiettivi: assicurare l’alta qualità dell’assistenza post-vendita e migliorare i livelli dei servizi interni.